ไม่ต้องมีงบหรูระดับ 5 ดาว ก็จัดงานได้ประสบการณ์สุดพรีเมียม: ค่าใช้จ่ายในการเช่าสถานที่ประชุมอยู่ที่เท่าไหร่?

โดยทั่วไปแล้ว สถานที่จัดประชุมในประเทศไทยจะถูกแบ่งออกเป็น 3 ระดับราคา ซึ่งแต่ละระดับถูกออกแบบมาเพื่อรองรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ความแตกต่างของแต่ละระดับนั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับความหรูหราเพียงอย่างเดียว แต่หัวใจสำคัญคือ "ประสิทธิภาพของสถานที่" ในการสนับสนุนผลลัพธ์ของการประชุมให้สำเร็จตามเป้าหมาย

ห้องประชุมระดับพื้นฐานหรือแบบรายชั่วโมง โดยทั่วไปมีค่าใช้จ่ายระหว่าง 3,000 ถึง 8,000 บาทต่อครึ่งวัน พื้นที่เหล่านี้เน้นประสิทธิภาพและการเข้าถึงที่สะดวก มักพบได้บ่อยในอาคารสำนักงาน เซอร์วิสออฟฟิศ และโรงแรมขนาดเล็กในเมือง โดยมีสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น เช่น การจัดที่นั่งแบบห้องประชุมคณะกรรมการหรือแบบห้องเรียน อุปกรณ์นำเสนอพื้นฐาน และเครื่องดื่มว่างเบื้องต้น สถานที่ระดับนี้เหมาะสำหรับการสัมภาษณ์งาน การเวิร์กช็อปสั้นๆ และการประชุมวางแผนภายในที่กำหนดวาระการประชุมไว้ชัดเจน อย่างไรก็ตาม ความยืดหยุ่นยังมีจำกัด รูปแบบการจัดวางห้องมักไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง และสภาพแวดล้อมไม่ได้สร้างแรงกระตุ้นใดๆ นอกเหนือจากความจำเป็นด้านฟังก์ชันการทำงาน

สถานที่ระดับกลางถือเป็นตัวเลือกที่สมดุลที่สุดสำหรับหลายองค์กร โดยมีอัตราค่าเช่ารายวันทั่วไปอยู่ที่ 15,000 ถึง 50,000 บาท หมวดนี้รวมถึงพื้นที่จัดประชุมในโรงแรมและรีสอร์ทที่นำเสนอแพ็กเกจการประชุมแบบโครงสร้างชัดเจน ซึ่งออกแบบมาเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายควบคู่ไปกับการยกระดับประสบการณ์ ในภูเก็ต รีสอร์ทหลายแห่งคิดราคาการจัดประชุมเป็นรายบุคคล แทนที่จะคิดค่าเช่าห้องแยกต่างหาก สำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (สสปน. หรือ TCEB) ระบุว่าแพ็กเกจสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมในแหล่งท่องเที่ยวตากอากาศ มักเริ่มต้นที่ประมาณ 1,200 ถึง 1,500 บาทต่อท่าน ในช่วงฤดูท่องเที่ยวระดับกลาง (Shoulder Season) และฤดูนอกท่องเที่ยว (Low Season) และเมื่อจำนวนผู้เข้าพักถึงเกณฑ์ที่กำหนด ก็มักจะรวมค่าเช่าห้องประชุมไว้ให้ในตัว

สถานที่ระดับพรีเมียมและติดริมชายหาดจัดอยู่ในระดับสูงสุดของช่วงราคา โดยมีอัตราค่าเช่ารายวันเริ่มต้นที่ประมาณ 60,000 บาท และพุ่งสูงไปเกินกว่า 200,000 บาท สำหรับงานที่มีการปรับแต่งรายละเอียดสูง สถานที่เหล่านี้รองรับการประชุมระดับบริหาร โปรแกรมการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล (Incentive Programs) และการประชุมระดับนานาชาติ ซึ่งประสบการณ์ที่ได้รับมีความสำคัญเทียบเท่ากับการบรรลุวาระการประชุม ราคาจะสะท้อนถึงระดับของการปรับแต่งตามความต้องการ ตั้งแต่เมนูอาหารที่คัดสรรมาเป็นพิเศษ การผลิตระบบภาพและเสียงขั้นสูง ไปจนถึงทีมงานจัดอีเวนต์เฉพาะด้านและการจัดวางรูปแบบพื้นที่เฉพาะบุคคล ผลวิเคราะห์ด้านราคาในอุตสาหกรรมบริการจาก Statista แสดงให้เห็นว่า สถานที่ระดับพรีเมียมมักจะรวมบริการต่างๆ ที่ปกติจะต้องจัดหาแยกจากกันเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งช่วยให้คาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้นแม้จะมีราคาเปิดตัวที่สูงกว่าก็ตาม

บียอน รีสอร์ท กะตะ (Beyond Resort Kata) ดำเนินงานอยู่ในช่วงราคาระดับกลางนี้อย่างชัดเจน สิ่งอำนวยความสะดวกด้านการประชุมของรีสอร์ทผสมผสานโครงสร้างพื้นฐานด้านภาพและเสียงระดับมืออาชีพ เข้ากับสภาพแวดล้อมริมชายหาดที่เปลี่ยนวิธีการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม บรรยากาศดังกล่าวช่วยส่งเสริมให้มีช่วงเวลาการจดจ่อที่ยาวนานขึ้น และทำให้การเปลี่ยนผ่านระหว่างเซสชันที่เป็นทางการ การรับประทานอาหาร และการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น โดยไม่มีอุปสรรคด้านโลจิสติกส์ที่มักพบในสถานที่จัดงานภายนอกรีสอร์ท

ราคาของสถานที่จัดประชุมไม่ได้ขึ้นอยู่กับเพียงแค่ขนาดของห้องเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงปัจจัยเชิงโครงสร้างหลายประการ ดังนี้:

ทำเลที่ตั้ง (Location) ทำเลมีบทบาทสำคัญอย่างมาก สถานที่ใจกลางเมืองมักคิดค่าบริการตามความสะดวกในการเข้าถึงและการคมนาคม ในขณะที่จุดหมายปลายทางประเภทรีสอร์ทจะรวมเอาทั้งที่พัก อาหาร กิจกรรมนันทนาการ และพื้นที่ประชุมเข้าไว้ในสภาพแวดล้อมเดียว ในภูเก็ต การรวมบริการเหล่านี้เข้าด้วยกันช่วยลดความยุ่งยากด้านโลจิสติกส์ และช่วยให้กำหนดการประชุมดำเนินไปได้อย่างเป็นธรรมชาติมากขึ้น

ฤดูกาล (Seasonality) ฤดูกาลส่งผลกระทบต่อราคาอย่างชัดเจน ช่วงฤดูท่องเที่ยว (High Season) ซึ่งโดยปกติจะอยู่ในเดือนพฤศจิกายนถึงมีนาคม จะมีความต้องการสูงและราคาคงตัว แต่ในช่วงเดือนพฤษภาคมถึงตุลาคม ความต้องการจะลดลง ทำให้สถานที่ต่างๆ มีการแข่งขันกันมากขึ้น ข้อมูลจากการท่องเที่ยวแห่งประเทศไทยระบุว่า ช่วงเวลานี้จะมีความยืดหยุ่นในการเจรจาต่อรองสูง โดยรีสอร์ทมักเสนอความคุ้มค่าเพิ่มเติม เช่น การขยายเวลาใช้งานห้องประชุม การอัปเกรดห้องพัก หรือส่วนลดที่พัก

สิ่งที่รวมอยู่ในแพ็กเกจ (Inclusions and Packaging) การรวมบริการเข้าด้วยกันช่วยเพิ่มความโปร่งใสและลดความเสี่ยงจากค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด แพ็กเกจประชุมแบบเหมาจ่ายมักจะคุ้มค่ากว่าการจองแยกส่วน ซึ่งการจองแบบแยกส่วนมักจะมีค่าใช้จ่ายจุกจิกตามมา ทั้งค่าอาหาร อุปกรณ์เสริม ค่าบริการพนักงาน และค่าล่วงเวลา

ขนาดของกลุ่ม (Group Size) ขนาดของกลุ่มเป็นตัวกำหนดพลวัตของราคา แม้กลุ่มใหญ่จะต้องการการบริการที่มากขึ้น แต่บ่อยครั้งก็ช่วยให้มีอำนาจในการต่อรองราคาได้สูงขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการจองพื้นที่ประชุมควบคู่ไปกับการจองห้องพักจำนวนมาก

บียอน รีสอร์ท กะตะ (Beyond Resort Kata) ดึงดูดองค์กรที่มองหาความสมดุลมากกว่าความฟุ่มเฟือยได้อย่างต่อเนื่อง โดยแพ็กเกจการประชุมสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับขนาดกลุ่มที่หลากหลายได้โดยไม่ลดทอนคุณภาพการบริการ อีกทั้งยังมีทีมงานในพื้นที่คอยสนับสนุนตั้งแต่อขั้นตอนการจัดเตรียมไปจนถึงการดำเนินงานจริง ช่วยลดอุปสรรคด้านการจัดการให้แก่ผู้จัดงาน นอกจากนี้ ระยะห่างที่ใกล้กันระหว่างห้องประชุม พื้นที่รับประทานอาหาร และพื้นที่กลางแจ้ง ยังช่วยให้กำหนดการดำเนินไปได้อย่างราบรื่น เป็นธรรมชาติ และส่งเสริมการมีส่วนร่วมโดยไม่ทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเหนื่อยล้า

งานวิจัยที่ตีพิมพ์ในด้านการบริการและสภาพแวดล้อมในที่ทำงานระบุว่า การเข้าถึงแสงธรรมชาติและสภาพแวดล้อมที่เปิดโล่งช่วยเพิ่มสมาธิและการมีส่วนร่วมในระหว่างการประชุมที่ยาวนาน ซึ่งในสภาพแวดล้อมริมชายหาด ข้อดีนี้จะกลายเป็นประโยชน์ที่นำมาใช้ได้จริงมากกว่าแค่เรื่องความสวยงาม โดยจะช่วยสนับสนุนประสิทธิภาพการทำงานและการปฏิสัมพันธ์ตลอดทั้งวันโดยตรง